こんにちは、ライフコーチのSayaです。
先日、初めて「住民説明会」というものに行ってきました。
その説明会は、円滑に進んだとは言い難く、「人に伝える」ということについて改めて考えさせられたので、今回のテーマとしました。
整理してきれいに話せば伝わるかといえば、そうとも限りません。
全く伝わらないこともあります。
文字であろうと口頭であろうと、伝えることはコミュニケーションの大切な要素です。
理解できない相手が悪い、相手が聞く耳を持たなかった、と言うことは簡単ですが、伝える側として最低限心得ておいた方がいいこともありますよね。
趣旨がなかなか伝わらなかった住民説明会
住民説明会では、駅前の再開発に関する進捗状況の報告と、住民からの意見聴取がありました。
そこで感じたのは、次の2点でした。
- 報告会の内容・目的に関して、開催側と住民の間に、大きな認識のちがいがあった
- 資料説明が分かりにくかった
それぞれ見ていきましょう。
開催側と住民の認識のちがい
資料を受けとってザッと見たとき、報告会の対象となっているエリアが、想定と違うことに気がつきました。
駅前ロータリーを含む再開発エリア全体かと思ったら、ロータリーなどは含まず、その隣にある一部の敷地に限定されていたんです。
資料の説明を聞いても、エリア全体の話はなく、ちょっと拍子抜けしてしまいました。
そう感じたのは私だけではありませんでした。
資料説明後の意見聴取では、住民から「想定と違ってた」「ロータリーなども含めた再開発の全体像が知りたい」などという意見が相次いだんです。
担当者の一人が、意見聴取の途中で「今回の報告会の趣旨は、資料○ページのこの部分の報告と、それに関して意見を聞くこと」とはっきりと言って初めて、趣旨を理解できました。
おそらく、参加者の多くは私と同様、そのときまでは趣旨を把握できていなかったのではないかと思います。
住民側は、ロータリーを含む駅前全体の再開発の内容・進捗状況・スケジュールなどの説明を想定、期待していた。
一方で、開催側は駅前の特定の敷地の開発コンセプトの説明と、それに対する意見聴取を趣旨としていた。
なぜ、このような認識のちがいが生まれてしまったのでしょうか。
直接的な原因は、2つあると思います。
- 報告会開催のお知らせの紙に書いていなかった、または書いてあっても分かりにくかった
- 意見聴取の前におこなった資料説明でも、趣旨が伝わらなかった
そして、その根本的な原因は、開催側の「住民への考慮が足りていなかった」ということだと思います。
開催側は、住民が何を知りたいのか、どれだけ再開発について理解できているのかなどについて、あまり深く考えなかったのではないでしょうか。
今回報告会を開催した会社は駅前ロータリーの担当ではないため、その説明はできないということは、説明会に出席して分かりました。
でも、住民の立場になって考えれば、住民の関心がロータリーを含む駅前全体であろうことは、容易に想像できたと思うんですよね。
そうすれば、報告会開催の案内の紙に、「今回の報告会の対象エリアはココです。ロータリーは含みません。」などと分かりやすく注意書きを入れることもできたでしょう。
報告会の趣旨は、紙には書いてあったのかもしれませんが、住民に伝わっていないのであれば、意味はありません。（紙は提出してしまって手元にないですが、少なくとも私にはその趣旨が伝わっていませんでした。）
意見聴取の前におこなわれた資料説明でも、報告会の趣旨がはっきりと伝わりませんでした。
それは、この後にお伝えしますが、住民のことを考えた分かりやすい説明になっていなかったからです。
せっかく話してるのに、伝わらなかったら残念だよね
分かりにくい資料説明
資料説明は、配布された資料を中心に進められました。
資料にはないスライドや説明も多少ありましたが、基本的には資料に書いてある文字の読み上げでした。
これが、とにかく分かりにくかった・・・。
単調で棒読み、書き言葉の読み上げ。
自分で作った資料ならまだしも、そうじゃないことが丸分かりの、ぎこちない話し方。
そういうのって、聞いていてもまったく頭に入ってこないんですよね。
住民説明会のような場で、原稿なしで話せとは言いません。
けれど、何かを住民に伝えたいと本気で思っているならば、そういう思いでやってほしい。
原稿を読むにしても、淡々と抑揚なく読み上げるのではなく、自分の中でしっかりと落とし込んでから説明をしてほしい。
じゃないと、伝わるものも伝わらないんですよ。
そもそも司会者が資料説明してたけど、深く理解している担当者が説明した方がいい
普段のコミュニケーションも、まったく同じ
住民説明会という特殊な場だけではなく、普段のコミュニケーションでも、まったく同じことが言えると思います。
ただただ一方的に話しても、なかなか受けいれてもらえません。
相手の立場や状況、感情、理解度などを考える必要があります。
また、受け売りの言葉や、ただきれいなだけの言葉からは、思いは感じられず伝わりにくくなります。
自分の言葉で、伝えたいと思うことを誠意を持って伝えることが必要です。
相手のことを考える
相手のことを考慮する上で一番重要なのは、相手の話を聞き、何を思い、考えているのかを知ることです。
そうすることで、相手のことが分かるようになるだけでなく、信頼関係も生まれます。
「聞く」ことに関しては、下記記事に書きましたので、ぜひ、こちらもお読みください。
住民説明会のように、住民一人一人から話を聞くことができないような状況もあるでしょう。
そういうときは、事前アンケートを行うなど、他のやり方で相手を知ることができますよね。
自分の言葉で伝える
伝えるときは、整理してきれいに話すことにこだわる必要はありません。
今回の住民説明会なんて、整理してきれいに話したせいで、何も伝わってこなかったですから。
まずは、「伝えたい」という思いをもって、素直に、自分の言葉で伝えることが大切です。
その上で、余裕があるならば、分かりやすく話すことを考えればいいと思います。
相手がしっかりと聞いてくれるか、相手がどう思うか、どのような意見をもつかは、分かりません。
それは、相手次第です。
けれど、少なくとも興味をもって聞いてもらいやすい、理解してもらいやすい状況をつくり出せるのではないでしょうか。
まとめ
今回は、「人に伝える」ことについてお伝えしました。
聞いてもらいたい、理解してもらいたいのであれば、相手のことを知って相手のことを考え、誠意を持って自分の言葉で伝えるという姿勢が重要です。
それは、個人と個人であっても、組織と組織であっても、個人と組織であっても、変わらないと思います。
もし、伝えることが難しい、コミュニケーションがうまくいかない、どうにかしたい、という方がいらっしゃいましたら、ぜひコーチングをお試しくださいね。
あなたにできるコミュニケーション方法を、一緒に探していきましょう。
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